Dans le monde de la gestion de projet, on confond facilement les différents « types d’activités » avec des étapes chronologiques par lesquelles doit passer le projet. Pourtant, comprendre cette nuance fait toute la différence entre une gestion efficace et des blocages inutiles.
Voyons quels sont les différents « types d’activités » que l’on peut rencontrer sur un projet, pourquoi ce ne sont pas une suite d’étapes figées et quels pourraient être les grandes étapes de réalisation d’un projet.
Types d’activités et groupes de processus : Comprendre d’où cela vient
Ce que j’appelle les types d’activités de la gestion de projet correspondent aux groupes de processus définis dans le PMBOK (Project Management Body of Knowledge) par le Project Management Institute (PMI). Ce cadre formalise le management de projet et proposent une vision des processus et flux d’informations nécessaires à la bonne réalisation d’un projet.
L’approche du PMBOK permet de structurer l’information et organise le travail en groupes de processus et domaines de connaissance. Cette approche reconnue aide les chefs de projet à comprendre les interactions entre les différents processus en œuvre quand on mène un projet, mais reste assez abstrait.
Quels sont les 5 « types d’activités » que l’on rencontre sur un projet ?
Démarrage
Avant de commencer à faire quoi que ce soit, il faut savoir ce que l’on veut obtenir. Passer d’une idée parfois abstraite à une base quantifiable.
Le but est de fixer les objectifs, les contraintes et les priorités qui vont définir les bases du projet.
Bien que cela puisse paraître évident, cela s’avère souvent être plus compliqué qu’il n’y paraît.
Par exemple si le projet est de changer de travail, le but va être d’arriver à se dire :
« Je veux trouver un nouveau travail dans les mêmes fonctions que j’ai actuellement mais dans un secteur diffèrent.
Je souhaite avoir un salaire plus important mais surtout avoir moins de trajet pour m’y rendre. »
Planification
La planification regroupe les activités qui permettent de répondre à la question: « Comment réaliser le projet ».
Cela inclut le planning dans le temps mais pas seulement. L’activité de planification consiste à définir les différentes choses à réaliser, les moyens à mettre en œuvre pour pouvoir les faire, le coût qu’elles vont avoir, le temps que cela prendra …
En continuant sur l’exemple précèdent, la planification va consister à se dire :
« Il faut que je refasse mon CV, ca va me prendre une demi journée.
Ne pas quitter mon travail avant d’avoir une offre signée semble judicieux.
Je vais aller voir un photographe pour faire un bonne photo pro et ca va me couter 60€.
Je consacrerai mes mardis soir à regarder les offres d’emploi qui pourraient correspondre à ce que je cherche … »
Exécution
Une fois les actions et les moyens identifiés, il faut réaliser les tâches prévues.
C’est la partie à laquelle tout le monde pense. Cependant le fait d’avoir défini le projet et de l’avoir planifié va nous permettre d’être plus efficace dans cette phase où l’on œuvre de manière directe à la réalisation des objectifs.
Dans notre exemple cela donne :
« J’ai refait mon CV et l’ai mis en ligne sur les réseaux sociaux professionnels.
Un photographe a pris une super photo.
Les mardis je recherche des offres.
Les mercredis je postule aux offres que j’ai vues la veille … »
Contrôle
Les activités de contrôle consistent à veiller à ce qui est prévu et réalisé et à surveiller les déviations.
L’ensemble des éléments prévus dans la planification peut être contrôlé. Ce contrôle peut avoir lieu après l’exécution pour vérifier la conformité avec la planification. Dans la plupart des cas elle a cependant lieu en parallèle de l’exécution pour pouvoir rectifier les écarts avant la fin. Dans certains cas, il peut même être choisi de repasser par des activités de planification pour apporter des corrections suites aux déviations.
Pour notre exemple :
« Il m’a fallu 3 demi-journées pour refaire mon CV, c’était plus long que prévu.
Le photographe par contre était moins cher, il ne m’a couté que 30€ … »
Clôture
Une fois que l’ensemble des tâches est réalisé, et que l’on a vérifié leur conformité avec nos attentes, il est temps de clôturer le projet. Cela se traduit par l’arrêt des activités précédentes et le transfert de l’objet du projet.
C’est aussi l’occasion de capitaliser l’expérience acquise lors du projet pour le futur.
Pour notre projet de changement de travail :
« Super, j’ai trouvé un nouveau job à deux pas de chez moi et quitté l’ancien !
Je vais pouvoir arrêter de regarder les offres d’emploi.
Pour la prochaine fois, je sais que j’ai réussi à trouver plus facilement que je ne pensais, par contre j’ai dû y passer plus de temps que ce que j’avais anticipé ».
L’enchainement des activités d’un projet
D’une manière générale, ces différentes activités s’enchaînent de manière chronologique. On commence par définir le projet, planifie ce qu’il faut réaliser. On passe ensuite à l’exécution qui reste l’activité principale. Le contrôle de ce qui a été réalisé vient par la suite avant de clore le projet.
Cependant, la planification initiale est rarement parfaite. Il est donc nécessaire de réaliser des correctifs, et donc de revenir sur les activités précédentes. On reprend donc les activités d’exécution, voire de planification lorsque l’on a des déviations.
On peut réaliser le contrôle une fois que les éléments sont finis, mais cela implique de reprendre une partie importante du travail lorsqu’il y a des corrections à faire.
Pour palier à cela et limiter les reprises, on réalise le contrôle de manière continue. Cela permet de détecter les déviations au plus tôt, et ainsi de gagner en réactivité et limiter les reprises. On adapte donc en permanence la production et la planification au fil des contrôles.
Conclusion
Ces cinq types d’activités d’un projet permettent de s’assurer que toutes les considérations sont prises en compte pour atteindre les objectifs recherchés. Elles fiabilisent aussi le projet en forçant une réflexion plus approfondie de celui-ci. De ce fait, respecter ces cinq activités : définir, planifier, exécuter, contrôler et clôturer, permet d’augmenter les chances de succès.
Pour aller plus loin
N’hésitez pas à lire les articles sur le phasage des projets ainsi que sur les différentes étapes qui sont complémentaires à celui-ci.
De plus, comme une grande partie de ce qui est énoncé sur ce site, ceci est en partie basé sur le Guide normatif PMBOK que je présenterai plus en détail dans un article à venir.
Laisser un commentaire