L’une des composantes principales de la démarche projet est la discrétisation. L’idée est de découper notre projet en morceaux plus petits, plus facilement maitrisables. C’est la structure de cette discrétisation qu’on appelle WBS : Work Breakdown Structure ou Structure de Découpage du Projet en français.
Pourquoi utiliser une Work Breakdown Structure pour réaliser ce découpage
Quel intérêt a-t-on à découper le projet suivant une structure particulière ?
Tout d’abord, cela permet d’obtenir une représentation et une vision globale du projet avec différents niveaux de détail successifs. Cela permet d’avoir un récapitulatif visuel du projet dont on peut facilement faire évoluer la précision.
Ensuite, cette structure est facilement reconductible et adaptable entre des projets similaires. On peut donc ainsi gagner du temps en reconduisant un certain nombre d’activités basées sur cette structure.
Enfin, cela va nous servir de base de travail pour les autres activités du projet telles que le planning, le budget ou les risques.
Quel est le niveau de détail nécessaire à la Structure de Découpage du Projet ?
Jusqu’à quel point faut-il détailler cette Work Breakdown Structure ?
Selon le PMI, il est nécessaire de descendre à un niveau de détail permettant de « planifier, surveiller, maitriser et estimer [chaque] lot de travail »
Le niveau de détail de cette Structure de Découpage du Projet pourra donc être ajusté en fonction du but recherché, de l’avancement du projet ou de la connaissance que l’on a.
Plus on va entrer dans le détail, plus il va être facile de planifier, estimer et maîtriser les éléments. Par contre, vu que leur nombre va augmenter, cela va demander un effort plus important pour réaliser ces tâches. Il faut donc faire attention à trouver le bon compromis et ne pas trop subdiviser le projet car cela réduirait l’efficacité de l’exécution du travail.
Le nombre de subdivisions successives n’a aucunement besoin d’être homogène sur l’ensemble du projet. On peut donc, sur certains aspects, rester avec des lots de travail assez importants et détailler de manière plus fine d’autre parties du projet nécessitant une attention plus poussée.
L’une des seules contraintes de cette méthode est que chaque lot de travail doit être unique et l’ensemble de ceux-ci doit couvrir tout le travail à réaliser dans le projet et seulement celui-ci.
Comment représenter la WBS
Cette structure est généralement représentée de manière visuelle sous forme d’arbre. Les différents éléments sont généralement indexés et numérotés pour les identifier de manière plus aisée.
Ce développement de la structure peut se faire avec des applications dédiés à la gestion de projet comme Time Performance ou plus généralement de « mind mapping » tels que MindMup ou framindmap.
Ces derniers permettent de facilement développer et représenter cette structure de projet. On peut notamment y choisir le niveau de détail que l’on souhaite faire apparaître et les modifier de manière dynamique.
Ces logiciels spécialisés ne sont cependant pas indispensables. Il est tout à fait possible de constituer cette liste hiérarchisée dans un logiciel de traitement de texte comme Word ou un tableur comme Excel. Cela peut être visuellement moins attrayant mais tout aussi efficace et valable.
On peut associer à cet arbre une liste reprenant la définition et les détails de chaque tâche et sous tâche
Pour aller plus loin
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