Un jour, sans prévenir, on vous confie un projet à piloter. Pas parce que vous êtes chef de projet, mais parce que vous êtes l’expert du sujet. Vous connaissez le terrain, les enjeux, les contraintes. C’est logique, non ? Et pourtant, très vite, la gestion du projet devient un défi. Vous vous retrouvez à coordonner des parties prenantes, arbitrer des priorités, gérer des délais… sans y avoir été formé.
Cette situation est de plus en plus fréquente : des professionnels compétents, experts dans leur domaine, à qui l’on demande de piloter un projet sans filet. Résultat ? Une charge mentale qui explose, des difficultés à avancer sereinement, et parfois même un sentiment d’échec injustifié.
Bonne nouvelle : gérer un projet efficacement n’est pas réservé aux chefs de projets de métier. Avec des repères simples, des méthodes accessibles et quelques ajustements de posture, il est tout à fait possible de mener un projet de manière structurée, sans s’épuiser.
Dans cet article, on vous propose un guide clair, concret et actionnable pour relever ce défi avec sérénité.
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Écoutez l’épisode de 🔍 Focus Projet dédié à ce sujet.
Pourquoi c’est difficile pour un expert métier de gérer un projet ?
Être désigné pour piloter un projet alors qu’on est expert dans un domaine technique ou métier peut sembler logique sur le papier. En pratique, c’est une tout autre histoire. Gérer un projet demande des compétences spécifiques, souvent éloignées de votre cœur de métier. Voici les principaux obstacles auxquels se heurtent les experts métiers dans cette nouvelle fonction.
Le manque de formation et de méthode
La gestion de projet ne s’improvise pas. Pourtant, on attend souvent d’un expert métier qu’il sache structurer, planifier, coordonner et piloter un projet… sans avoir été formé à cela.
On entend parfois que “la gestion de projet, c’est du bon sens”. Mais sans une méthode claire, ce bon sens se transforme vite en dispersion, perte de temps et frustration.
“Le management de projets n’est pas que du bon sens, ce sont des compétences particulières qu’il faut maîtriser.”
La surcharge de travail et le temps morcelé
Le projet s’ajoute à vos missions existantes, sans que celles-ci ne disparaissent. Vous devez alors jongler entre vos responsabilités habituelles et la gestion du projet, avec un agenda déjà bien rempli.
Trouver du temps pour le projet devient un vrai défi. Et sans arbitrage clair, on risque de se retrouver en surcharge, avec un impact sur la qualité du travail et votre énergie.
Une légitimité fragile face aux parties prenantes
Contrairement à un chef de projet dédié, vous n’avez souvent ni l’autorité hiérarchique ni la reconnaissance immédiate liée à ce rôle. Il faut convaincre, expliquer, relancer… sans levier de pouvoir formel.
Cette légitimité fragile peut ralentir le projet, notamment si les autres acteurs ne vous priorisent pas ou remettent en question votre capacité à piloter.
La complexité des délais et des priorités imbriquées
Un projet, ce n’est pas une simple to-do list. C’est un système d’actions interdépendantes, où le moindre retard peut avoir des répercussions en cascade.
En tant qu’expert, vous êtes habitué à travailler sur votre périmètre. Mais en mode projet, il faut composer avec les contraintes de tous les autres intervenants, ce qui complique fortement la planification.
Le défi de la communication multi-acteurs
Le rôle de chef de projet implique une posture d’interface. Il faut dialoguer avec des profils variés : collègues, managers, prestataires, clients internes…
Mais chacun a son propre langage, ses priorités, ses attentes. Et sans un effort de communication structuré, les malentendus s’accumulent, et la dynamique du projet en souffre.
La pression et la solitude du porteur de projet
Porter un projet, c’est aussi être en première ligne : il faut rendre des comptes, prendre des décisions, et gérer les imprévus. Cela peut générer une pression forte, d’autant plus difficile à vivre quand on n’a pas les outils pour y faire face.
“On vous demande des résultats, mais on ne vous donne pas toujours les moyens de réussir.”
Il n’est pas rare de ressentir une forme de solitude dans ce rôle, surtout lorsqu’on doit tout assumer en plus de ses missions habituelles.
Mettre en place une gestion de projet pragmatique et efficace
L’objectif n’est pas de devenir chef de projet du jour au lendemain, mais de piloter efficacement en s’appuyant sur des méthodes simples, des outils adaptés et une organisation réaliste. Voici les leviers concrets pour reprendre la main, étape par étape.
Clarifier les objectifs et cadrer un projet sans expérience
Un projet réussi commence toujours par une définition claire de ce que l’on cherche à accomplir. Il est essentiel de poser des objectifs concrets, compréhensibles et validés avec les parties prenantes.
Posez-vous les bonnes questions :
- Quel est le besoin à l’origine du projet ?
- Quels résultats attend-on ?
- Quels sont les livrables à produire ?
En parallèle, définissez le périmètre du projet : ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. Ce travail de cadrage permet de gagner en clarté et d’éviter les malentendus.
🔗 À lire aussi : Comment bien cadrer un projet ?
Construire une stratégie simple et évolutive
Une fois les objectifs posés, il est temps de réfléchir au chemin pour y parvenir. Pas besoin de plans complexes : ce qui compte, c’est d’avoir une vision globale et réaliste.
Identifiez :
- Les grandes étapes du projet
- Les défis principaux à anticiper
- Les ressources nécessaires
- Les points de vigilance
Prenez le temps de mettre cela à l’écrit. C’est un investissement qui clarifie votre approche et rassure les parties prenantes. Et surtout, partagez cette vision autour de vous : elle servira de repère collectif.
“Partager votre stratégie à vos supérieurs et à votre équipe, ça les rassurera — et ils vous apporteront un autre point de vue.”
Utiliser des outils de gestion de projet adaptés à ses besoins réels
Vous n’avez pas besoin d’outils complexes ou de logiciels coûteux. Ce qui compte, c’est la lisibilité et la simplicité. Quelques outils utiles à avoir sous la main :
- Un plan de communication pour structurer la diffusion de l’information
- Une lettre de mission pour clarifier les attentes et les moyens disponibles
- Une matrice RACI pour préciser les rôles et responsabilités
Ces outils ne sont pas là pour faire “pro”, mais pour gagner du temps, éviter les malentendus et faciliter la coordination.
🔗 Pour aller plus loin : Découvrir nos outils de gestion projet
Organiser son temps et prioriser efficacement
Piloter un projet demande du temps dédié. Si vous essayez de le faire “en plus du reste”, vous vous épuiserez rapidement.
- Négociez un temps réservé au projet, même partiel, avec vos responsables.
- Bloquez des créneaux réguliers dans votre agenda, même courts.
- Identifiez les tâches critiques et les interdépendances : toutes les tâches ne se valent pas. Certaines doivent être anticipées, d’autres peuvent attendre.
Un tableau Kanban ou un simple planning Excel peut suffire pour garder le cap.
Savoir mobiliser sans autorité hiérarchique
Ce n’est pas parce que vous n’avez pas de pouvoir formel que vous ne pouvez pas embarquer les autres. Quelques bonnes pratiques pour y parvenir :
- Clarifiez les rôles dès le début
- Impliquez les bonnes personnes, dès la phase de cadrage
- Organisez des points de suivi réguliers, même courts
- Trouvez des alliés influents dans l’organisation pour vous aider à faire avancer les choses
- Activez votre sponsor, en tant que soutien actif, pas juste spectateur
“Un projet fonctionne mieux quand chacun sait où il se situe.”
Anticiper les risques et adapter en cours de route
Tous les projets rencontrent des imprévus. La clé, c’est de les anticiper plutôt que de les subir.
- Listez les risques majeurs dès le départ
- Prévoyez des solutions de secours
- Restez agile dans votre pilotage : un projet est vivant, il évolue.
Acceptez aussi que vous ne pouvez pas tout contrôler. Piloter, ce n’est pas tout faire soi-même, c’est savoir où porter son attention.
“Un projet se pilote, il ne se micromanage pas.”
Changer de posture : d’expert métier à pilote de projet
Lorsqu’on confie un projet à un expert, on oublie souvent que ce rôle exige bien plus que de la technicité. Le véritable changement repose sur un ajustement profond de posture. Il ne s’agit plus d’être celui qui fait, mais celui qui coordonne, oriente et embarque.
Accepter de ne plus tout maîtriser
En tant qu’expert, vous êtes habitué à tout comprendre, tout contrôler. Passer en mode projet implique de lâcher prise sur certains aspects. Vous ne serez pas expert de tout, et ce n’est pas le but.
“Vous allez travailler avec des experts d’autres domaines.
Vous devrez leur faire confiance.”
Votre valeur ne réside plus dans votre capacité à faire, mais dans votre capacité à organiser l’action collective.
Passer du “faire” au “faire faire”
C’est probablement le virage le plus difficile : déléguer. Et ce, non pas par manque de compétence, mais parce que vous n’avez pas vocation à tout faire vous-même.
Imaginez un chef d’orchestre : il ne joue pas de chaque instrument. Il guide, coordonne, donne le rythme. C’est exactement ce que vous devez devenir pour votre projet.
“Votre rôle n’est plus de tout faire vous-même, mais de piloter et d’organiser le travail des autres.”
Déléguer intelligemment et poser des limites
Prendre soin de sa charge mentale est indispensable pour tenir sur la durée. Cela passe par :
- Dire non à certaines sollicitations
- Déléguer ce qui peut l’être
- Ne pas hésiter à demander de l’aide
Être responsable d’un projet ne veut pas dire être seul à bord. Poser vos limites n’est pas un signe de faiblesse, mais un acte de lucidité.
Adopter une posture de leader
Piloter un projet, c’est aussi donner du sens. Pourquoi ce projet est-il important ? Quels bénéfices apporte-t-il ? À qui ? Votre capacité à embarquer les autres repose en grande partie sur cette clarté.
Le leadership ne passe pas par l’autorité, mais par la vision, l’écoute et la capacité à maintenir l’engagement.
“Soyez le moteur du projet, celui qui embarque les autres et maintient la dynamique.”
Se former : un levier clé pour gagner en efficacité
On ne devient pas chef de projet par accident. Pourtant, c’est souvent ce qui arrive aux experts métiers. Or, quelques heures investies dans une formation adaptée peuvent faire toute la différence : plus de clarté, moins d’erreurs, et une meilleure gestion de l’énergie.
Pourquoi se former même sans devenir expert
Beaucoup apprennent la gestion de projet “sur le tas”. Cela fonctionne… jusqu’à un certain point. Sans un minimum de base, on prend des décisions au feeling, on reproduit les mêmes erreurs et on perd un temps précieux.
Se former permet :
- D’adopter des réflexes structurants
- De mieux prioriser et organiser
- D’éviter les pièges fréquents
- De gagner en sérénité
“Ce n’est pas une perte de temps, c’est un investissement.”
Quelle formation choisir (et lesquelles éviter)
L’idée n’est pas d’ajouter une certification sur votre CV, mais de trouver une formation utile dans votre contexte. Voici les formats les plus pertinents pour un expert métier :
✔ Une formation généraliste et concrète, couvrant les grands fondamentaux de la gestion de projet
✔ Des mises en pratique immédiates sur un projet réel
✔ Un accompagnement personnalisé (coaching, mentorat) pour avancer sur vos propres enjeux
En revanche, certaines approches sont à éviter si vous débutez :
❌ Les formations trop centrées sur une méthode spécifique (comme Agile), surtout si vous ne travaillez pas dans un environnement IT.
❌ Les formations théoriques orientées certification (PMP, Prince2…) peu adaptées aux enjeux du terrain.
❌ Les formations focalisées uniquement sur un outil (MS Project, Jira…) : la méthode doit précéder l’outil.
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Ressources utiles pour progresser en autonomie
Pas besoin de bloquer une semaine entière pour progresser. Voici quelques formats faciles à intégrer dans un agenda chargé :
- Livres pratiques sur les fondamentaux de la gestion de projet
- Podcasts spécialisés, comme ProjectIT ou Focus Projet
- Newsletters et articles de blog pour monter en compétences pas à pas
- Communautés en ligne, pour échanger sur vos problématiques
Chaque petit pas compte. Plus vous progressez, plus la gestion de projet vous paraîtra naturelle.
5. Pour aller plus loin : adopter une démarche projet sereine
Une fois les bons réflexes en place, il devient possible de piloter un projet avec plus de fluidité, moins de stress, et une réelle efficacité. Le secret ne réside pas dans des outils sophistiqués, mais dans l’adoption d’une démarche structurée, adaptée à votre contexte et durable.
5.1 Les premiers pas à mettre en place
Même si vous débutez, quelques actions simples peuvent transformer votre manière de piloter :
- Rédigez une fiche projet claire : objectifs, périmètre, livrables attendus.
- Mettez en place un tableau de suivi des tâches (Excel, Trello, Notion).
- Organisez des points de suivi courts chaque semaine.
- Formalisez un plan de communication minimal : qui doit être informé, quand, comment.
Ces gestes de base constituent un socle solide pour piloter avec méthode, sans complexité.
5.2 Les erreurs classiques à éviter
Beaucoup d’experts métiers font face aux mêmes écueils lors de leur premier projet :
- Vouloir tout faire soi-même
- Ne pas cadrer clairement le projet dès le départ
- Négliger la communication avec les parties prenantes
- Sauter d’une tâche à l’autre sans vraie priorisation
- Sous-estimer la charge de travail nécessaire
En être conscient, c’est déjà un moyen de les éviter.
Ce que cela peut changer dans votre quotidien
Adopter une démarche projet, même basique, peut transformer votre quotidien :
- Vous gagnez du temps car tout est plus clair
- Vous réduisez le stress car vous avez un cap
- Vous améliorez la collaboration car chacun sait ce qu’il doit faire
- Vous êtes reconnu dans votre organisation pour votre capacité à structurer
“Avec les bons réflexes, vous pouvez structurer votre approche, éviter les erreurs classiques et, surtout, éviter de vous épuiser.”
La gestion de projet devient alors un levier d’impact… et non plus une charge supplémentaire.
Conclusion
Être expert dans son domaine ne suffit pas toujours pour piloter un projet efficacement. Et ce n’est pas une question de compétence ou de bonne volonté : c’est une question de posture, d’outils, de méthode.
Oui, piloter un projet quand ce n’est pas votre métier est un vrai défi. Mais ce défi peut être relevé sans s’épuiser, sans sacrifier ses autres missions, et sans passer par des formations complexes.
En posant un cadre clair, en structurant votre approche, en mobilisant les bons alliés et en acceptant de changer de posture, vous devenez un véritable pilote de projet — même sans le titre officiel.
Et si vous souhaitez aller plus loin, vous former ou trouver des outils adaptés, de nombreuses ressources sont à votre portée.
🎯 Pour passer à l’action dès maintenant :
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- Et bien sûr, partagez cet article à un collègue qui s’apprête à piloter son premier projet !
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