Choisir les bons indicateurs de suivi du projet

Pour assurer le suivi du projet, il est nécessaire de choisir des indicateurs.

Voyons ensemble comment sélectionner des indicateurs afin de mettre en place un suivi adapté aux enjeux du projet et permettant d’avoir une image fidèle de son déroulement.

Des indicateurs de suivi pour quoi faire ?

Pourquoi suivre les actions et le déroulement du projet ?

En début de projet, on met des actions, fait des plans, réalise des plannings … pour faire en sorte que le projet se déroule bien et qu’on atteigne les objectifs fixés.

Lorsque l’on réalise le projet, la première question que l’on a tendance à se poser est : cela se passe t’il comme on l’a prévu ?

Mais est-ce réellement ce que l’on cherche à savoir ?

La question plus générale que l’on se pose est plutôt « Va-t-on atteindre les objectifs fixés si on continue tel que l’on fait actuellement ? » et au-delà de cela, « Est-ce que tout va bien ? »

Le but du suivi du projet et des indicateurs qui vont avec, est donc de pouvoir détecter si le projet va atteindre ses objectifs et pouvoir prendre des mesures correctives si besoin.

Et les indicateurs dans tout ça ?

Comment faire pour savoir si notre projet se déroule bien ?

• S’il est petit on peut arriver à cerner l’ensemble de celui-ci et en avoir une idée.
• Par contre cela devient rapidement difficile quand les projets sont plus importants ou complexes.

On a donc besoin d’éléments qui vont nous donner une image de la situation du projet.

C’est là que les indicateurs de suivi entrent en jeux :

Les indicateurs vont permettre d’avoir une image à un instant donné sur l’un des aspects du projet. Il sera donc nécessaire d’avoir plusieurs indicateurs pour pouvoir évaluer le projet dans son ensemble.

Sur quels critères va t’on choisir les indicateurs de suivi du projet ?

Il existe de très nombreux indicateurs. Il faut donc trouver ceux qui vont être adaptés pour son projet et au suivi que l’on compte réaliser. Pour faciliter la sélection on peut se poser les questions suivantes :

Quels sont les enjeux du projet ?

Tous les projets ont des objectifs, des contraintes et des facteurs de réussite différents. Il est nécessaire de bien les identifier pour savoir ce qu’il est nécessaire de suivre dans notre projet.

Les enjeux peuvent être :

• Des objectifs clés du projet
• Les aspects sur lesquels on anticipe des difficultés
• Des éléments permettant d’évaluer sa réussite

En fonction des enjeux on cherche les indicateurs qui vont permettre d’avoir une image de l’état du projet en rapport avec cet enjeu.

Suivre un planning ultra précis pour s’assurer que tout se passe bien comme on l’a prévu n’a aucune utilité si le fait de faire les tâches dans un autre ordre ou à une autre date n’a aucun impact sur le projet.
Au contraire, cela risque d’être pénalisant : on va perdre du temps et éventuellement créer une pression inutile sur les membres de l’équipe pouvant les démotiver.

A qui les indicateurs sont-ils adressés ?

Les indicateurs sont-ils pour notre seule analyse en tant que chef de projet ou servent-il à rendre compte à des supérieurs ou au client ?

Les différents indicateurs ne vont pas avoir les mêmes besoins. Dans certains cas le but sera de rassurer sur le déroulement du projet, dans d’autres de trouver un moyen d’améliorer sa réalisation.

De plus tout le monde n’a pas la même connaissance du projet. Vos destinataires connaissent-ils les détails du projet ou ont-ils seulement une idée de ses objectifs ?

Un point détaillé sur les principaux défauts récurrents qui sont relevés ne va pas forcement intéresser un supérieur souhaitant savoir comment le projet se déroule dans son ensemble. Il vous sera par contre utile de connaitre cela si vous voulez trouver un moyen de réduire les défauts sur votre projet.

Les indicateurs de suivi sont-ils représentatifs du déroulement du projet ?

Les particularités du projet peuvent faire que certains indicateurs peuvent donner une image biaisée de l’état du projet. Il faut donc faire attention au fait que l’indicateur soit représentatif. De plus le contexte dans lequel on l’utilise peut aussi modifier son interprétation.

Un exemple en considérant le pourcentage de contrat d’achat réalisé.

• Si tous les contrats représentent un travail et une valeur équivalente. Cet indicateur sera représentatif du travail à réaliser et de la proportion des achats faits.
• Si un des contrats représente un travail beaucoup plus important tout en ayant une valeur équivalente aux autres. Il sera représentatif de la proportion des achats réalisés. Cependant il donnera une idée biaisée du travail restant à faire pour réaliser les achats.
• Supposons maintenant que l’un des contrats est beaucoup plus urgent que les autres pour respecter le planning. Si tout les autres contrats sont faits sauf celui-là, cet indicateur pourra induire en erreur sur le déroulement des achats. L’indicateur va être bon alors que l’on est potentiellement en retard sur le contrat urgent ce qui va poser problème.

Il faut donc faire attention à la fidélité des indicateurs. Elle varie avec le contexte du projet et ce que l’on cherche à montrer.

Les informations sont-elles facilement disponibles ?

Tous les indicateurs ne demandent pas le même travail pour les obtenir. Dans certains cas, l’obtention de l’indicateur va se limiter à retrouver l’information déjà présente ailleurs. Ils pourront donc être obtenus de manière simple et rapide. D’autres indicateurs vont nécessiter un travail plus important pour les obtenir. Il sera parfois nécessaire de compiler des données, réaliser des calculs ou faire une analyse pour obtenir l’indicateur.

Un outil comme la méthode de la valeur acquise peut amener un grand nombre d’informations sur la manière dont se déroule le projet. Cependant elle est assez lourde à mettre en place et va demander un temps important pour compiler et analyser les informations. Avant de choisir son utilisation, il est donc nécessaire de vérifier que les informations que l’on cherche à avoir ne peuvent pas être obtenues de manière plus simple.

Le choix de vos indicateurs doit donc prendre en compte le temps dont vous disposer pour réaliser votre suivi et de l’importance de celui-ci.

Créer un suivi adapté à son projet

Maintenant que nous avons vu les critères de choix des indicateurs de suivi du projet, comment réaliser un suivi adapté pour son projet.

Nous vous proposons une méthode en 4 étapes pour réaliser un suivi pertinent et efficace pour votre projet :

1. Déterminez quels sont les différentes personnes à qui ce suivi est destiné et leurs besoins.
2. Trouvez les points clés qui permettent de s’assurer que votre projet se passe bien.
3. Pour les différents points clés, trouvez des indicateurs qui vont refléter de manière fidèle la situation du projet.
4. Parmi l’ensemble de ces indicateurs, sélectionnez des indicateurs permettant de répondre aux besoins des différents utilisateurs et compatibles avec le temps disponible pour réaliser le suivi.

Pour vous aider dans la mise en place de votre suivi, nous avons créé un fiche méthode récapitulant ces éléments. Nous vous proposons aussi une liste d’indicateurs potentiellement utilisables pour vous aider dans votre sélection et vous donner des idées.

Obtenir la Fiche Méthode et la liste des indicateurs