Analyser les Parties Prenantes

Les parties prenantes sont l’ensemble des personnes ou entités en contact avec le projet. Connaître les interlocuteurs auxquels on va avoir à faire durant le projet est un atout. Il est pour cela nécessaire de les inventorier, d’analyser leurs sentiments et leurs exigences vis à vis du projet pour qu’il réponde bien aux objectifs attendus.

Voyons ensemble pourquoi se préoccuper des parties prenantes et comment réaliser cette analyse.

Pourquoi inventorier et analyser les parties prenantes ?

En lançant le projet on pense souvent avoir une bonne idée des interlocuteurs auxquels on va être confronté. Cependant on s’aperçoit souvent au cours du projet que l’on a pu oublier certaines parties prenantes ou que leur réaction vis à vis du projet ne correspond pas à ce qui est anticipé.

Les principales raisons de se préoccuper des parties prenantes dès le début du projet sont donc :

• Tout d’abord de connaître les différents interlocuteurs auxquels on va avoir à faire même ceux qui ne sont pas évident au premier abord.
• Cela permet ensuite de saisir leurs sentiments vis à vis du projet. Cela nous permettra d’anticiper leurs réactions, besoins et exigences.
• On peut de cette manière adapter le projet pour qu’il réponde bien aux objectifs attendus. En effet, la définition initiale du projet n’inclut pas toujours explicitement toutes les attentes liées au projet.
• Cet exercice permet de mettre en lumière les éventuelles dissensions concernant le projet. Malheureusement, tout le monde n’est pas toujours d’accord.
• Vous pourrez aussi identifier les supporters du projet sur lesquels s’appuyer ainsi que les réticents qu’il faudra convaincre.
• D’une manière plus générale, cela vous permettra de vous assurer que rien ni personne n’est oublié avant de commencer.

En quoi consiste l’analyse des parties prenantes?

Pour répondre aux objectifs énoncés précédemment, on va tout d’abord inventorier les parties prenantes.

Quels sont les personnes ou les entités que l’on va rencontrer au cours du projet ?

Cela inclut les personnes directement liées au projet : le commanditaire, l’équipe projet, l’utilisateur final du projet, les entreprises menant le projet et les fournisseurs.

Mais il faut aussi penser, aux interlocuteurs qui sont moins évidents comme les éventuelles autorités locales concernées, l’administration, le voisinage, ou les concurrents.

Une fois les parties prenantes inventoriées, il est nécessaire de saisir leur point de vue et attente du projet :

• Qu’attendent-elles réellement du projet ? 
• Sont-elles favorables à celui-ci ou préfèreraient-elles qu’il n’ait pas lieu ?
• Comment peuvent-elles impacter le projet ?
• Quel est leur niveau d’influence ?
• Quel est leur intérêt dans le projet ou vis à vis des autres parties prenantes ?

Une fois ces questions répondues, on va déterminer comment impliquer ces parties prenantes dans le projet. Nous prenons ainsi en compte cette analyse dans la réalisation du projet en prévoyant des actions pour tenir compte des différentes parties prenantes.

Par exemple, il est possible de trouver un supporteur du projet avec des connaissances importantes sur l’environnement de celui-ci. On peut choisir de s’appuyer sur cette personne pour obtenir les bons contacts et convaincre les personnes qui vont être réticentes au projet.

Dans la pratique comment réaliser cette analyse :

Inventorier les parties prenantes

Comme indiqué précédemment, il faut commencer par inventorier les différentes parties prenantes. Pour cela je vous conseille de vous poser (seul ou à plusieurs) pour y réfléchir.

Quels sont les différentes personnes ou entités qui vont être impliquées dans le projet ? Au sein de votre entreprise ? Du coté de votre commanditaire ? Avez-vous besoin de sous-traiter une partie du travail ?

L’utilisateur final est t’il impliqué dans le projet ou reçoit-il le produit à l’issue de celui-ci ?

Est-il nécessaire d’impliquer à un moment ou un autre les autorités ou l’administration ?

Quel impact votre projet a t’il sur son environnement ? Va t’il impacter des personnes qui ne sont pas impliquées dans le projet ? Va t’il causer des nuisances ? Quel impact aura-t-il sur vos concurrents ?

Comment et par qui le projet va-t-il être financé ?

Ayez ce questionnement et notez les différentes personnes et entités qui seront en contact avec le projet.

Vous pouvez mettre en place une liste que vous compléterez par la suite.

Analyser leur pouvoir et intérêt

Une fois toutes les parties prenantes identifiées, il est nécessaire de connaître leur avis et leur ressenti.

Pour cela le meilleur moyen est de discuter avec elles. Présentez leur le projet si elles ne le connaissent pas et écoutez leurs réactions. De cette manière, vous découvrirez leurs sentiments et ce qu’elles attentent du projet.

En plus de déterminer leur intérêt via des entretiens, évaluez leur pouvoir sur le projet. Les parties prenantes sont-elles associées aux décisions ? Ont-elles des moyens d’influer sur le projet ? Leur validation est elle nécessaire ?

Vous pouvez réaliser des comptes-rendus d’entretiens pour consigner ce que vous avez discuté. Il vous est aussi possible de compléter votre liste en ajoutant pour les différentes parties prenantes leur intérêt et sentiment vis-à-vis du projet ainsi que leurs moyens d’actions et d’influence sur celui-ci.

En tirer des conclusions

Cette analyse faite, il vous reste à l’exploiter et en tirer les conclusions.

Vous pouvez de cette manière identifier les personnes qu’il est nécessaire de convaincre, celles sur lesquelles s’appuyer.

Vous pouvez aussi voir apparaître de nouvelles demandes ou besoins non identifiés auparavant qui vont être indispensables pour mener à bien votre projet.

En plus de cela il est possible de classer les parties prenantes en fonction de leur pouvoir et de leur influence. En fonction de ceux-ci on pourra adopter une stratégie différente :

• Faible pouvoir et un faible intérêt : on va les surveiller en limitant l’effort nécessaire.
• Pouvoir important mais intérêt faible : faire en sorte qu’elles restent satisfaites.
• Intérêt important mais leur pouvoir faible : les tenir informé régulièrement.
• Intérêt et pouvoir important : on va porter une attention et un suivi particulier.

D’une manière plus générale, servez-vous de cette analyse pour adapter votre projet et la manière dont vous comptez le réaliser.

A vous de jouer

Maintenant c’est à vous de mettre cela en application.

Pour votre projet quelles sont les parties prenantes ? En particulier celles qui ne viennent pas de suite à l’esprit ?

Pour celles qui vous semblent les plus importantes, quels sont leurs intérêts vis à vis de votre projet ? Quelle influence peuvent t’elles avoir sur celui-ci ? 

Quelles conclusions en tirez vous pour votre projet ?

Indiquez-nous vos réponses dans les commentaires !

Vous avez des difficultés avec cet exercice ? N’hésitez pas à nous contacter ou prendre un rendez-vous. Nous trouverons ensemble une solution pour que vous puissiez avancer.